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Ecco perché i fogli Excel frenano il tuo business

Ecco perché i fogli Excel frenano il tuo business

Ecco perché i fogli Excel frenano il tuo business

Alzi la mano chi non ha mai utilizzato un foglio Excel per la gestione (o parte della gestione) di un proprio business

Non vedo mani alzate quindi desumo che siamo tutti sulla stessa barca, cioè stiamo utilizzando (o abbiamo utilizzato) un foglio Excel che in qualche modo ha a che fare con ciò che vendiamo (prodotto o servizio che sia)

Ho molta esperienza di fogli Excel, pensa che quando ho iniziato ad utilizzarli si discuteva ancora se era meglio Excel o Lotus 123

I meno giovani ricorderanno Lotus 123, per chi non lo sapesse  Lotus 123 fu il primo vero foglio di calcolo ad utilizzo commerciale (anzi in verità fu il secondo il primo fu VisualCalc che fu però spazzato via da Lotus 123), e funzionava anche molto bene.

I problemi per Lotus 123, che uscì quando c’era ancora il sistema operativo a caratteri MS-DOS, iniziarono con l’avvento dei sistemi operativi ‘a finestre’, Lotus (l’azienda che sviluppava il prodotto) non credette nelle potenzialità del nuovo ambiente Microsoft Windows e così lasciò la strada libera ad Excel che in breve tempo prese tutto il mercato

Ma torniamo a noi, ho iniziato quindi ad utilizzare Excel dalle prime versioni e ricordo che rimasi sorpreso ed affascinato dalle mille cose che si potevano fare con questo strumento.

Sull’onda dell’entusiasmo iniziai ad utilizzarlo anche per cose più complesse e complicate che non il classico calcolo delle spese settimanali suddivise per tipologia di spesa.

Praticamente riuscivo, visto che ero un giovane programmatore e quindi avevo dimestichezza con gli strumenti informatici, a fargli fare di tutto ed arrivai persino ad utilizzarlo per risolvere problemi ai mie clienti (fino ad allora invece facevo dei programmi personalizzati) visto che la cosa mi sembrava più semplice e veloce.

Se sei un lettore attento avrai notato che ho scritto ‘mi sembrava’, infatti dopo un po’ ho iniziato a rendermi conto che non era tutto oro ciò che luccicava (ogni tanto un proverbio ci sta bene 🙂 )

Ho infatti cominciato a ‘scontrarmi’ con problemi di manutenzione ed implementazione di nuove funzionalità che con il passare del tempo venivano fuori.

Mi era molto difficile, magari dopo diverse settimane o mesi che non ci lavoravo sopra, ricordare la logica dei singoli fogli e quindi perdevo un sacco di tempo a ricostruirla (nonostante cercassi sempre di documentare il più possibile).

Il problema è che in un foglio Excel una singola formula può racchiudere un ragionamento anche molto complesso, e questa formula è magari conseguente ad un valore di un’altra cella che a sula volta implementa una formula molto complessa e così via all’infinito.

Un piccolo errore o una disattenzione in una formula poteva avere ripercussioni da altre parti che magari non venivano fuori immediatamente ma dopo diverso tempo (e qui si ritorna al problema di riprendere in mano il foglio dopo tanto tempo e ricordarsi quali sono state le ultime modifiche)

Inoltre mi rendevo conto che mi era praticamente impossibile trasferire le conoscenze del foglio ai miei collaboratori (che nel frattempo aveva iniziato ad avere visto che le cose dal punto di vista del business non andavano malaccio)

Insomma ero l’unico che potevo mettere mano su questi fogli (con tanta difficoltà), e questo non mi riempiva di orgoglio anzi mi faceva arrabbiare e mi procurava molto stress.

L’avvento poi degli SmartPhone e dei Tablet ha dato la ‘spallata’ finale, per questi dispositivi bisogna pensare e disegnare delle interfacce su misura, non è possibile utilizzare in modo funzionale ed efficiente un foglio Excel (magari occasionalmente ed in situazione di emergenza va anche bene, ma in modo sistematico è da folli).

Da qui la mia decisione di tornare ad utilizzare i fogli Excel solo per quello per cui sono nati, fare calcoli in modo rapido e sicuro, magari utilizzando anche funzioni complesse (tipo tutte le varie medie pesate e ponderate) ma evitando di creare ‘formule mostruose’ che diventano incomprensibili un attimo dopo che le hai scritte.

Ho quindi proposto, a mie spese, ai vari clienti a cui avevo implementato i fogli Excel (per alcuni clienti ero arrivato ad avere diversi fogli che si richiamavano l’un l’altro) di convertire il tutto in programma personalizzato

Inizialmente i clienti erano perplessi, non capivano perché gli proponessi una cosa simile (anche se gratuita) e vedevano solo il rischio del cambiamento (il cambiamento viene sempre percepito come un rischio ed un costo anche solo in termini di energie da dedicarci).

Poi però, non è stato facile convincerli, hanno iniziato ad apprezzare anche loro (non solo io) tutti i vantaggi della nuova soluzione:

  • Hanno potuto rivedere le interfacce di inserimento dati (adattandole alle esigenze degli utilizzatori, cosa che con un foglio Excel non è possibile)
  • Le richieste che mi facevano di manutenzione ed implementazione di nuove funzioni erano evase più rapidamente e con meno errori rispetto a prima
  • Gli ho potuto fornire una documentazione ‘standard’ del programma che possono quindi girare anche ad un altro (eventuale) fornitore
  • Hanno potuto ‘agganciare’ al programma anche dati provenienti da altre fonti (cosa molto più complicata da farsi con un foglio Excel)

Allora ti domando, hai uno o più fogli Excel che:

  • Con il tempo sono diventati fondamentali per il tuo business?
  • Sono cresciuti a dismisura e hai paura anche solo ad avvicinarti?
  • Sei l’unico in azienda che può gestirli?
  • Vorresti in qualche modo migliorare ed implementare nuove funzionalità ma ti senti in qualche modo legato?
  • Vorresti migliorarne la fruibilità e l’interfaccia cosi da poterne delegare l’utilizzo a tuoi collaboratori?
  • Vorresti poterlo utilizzare e consultare anche da SmartPhone e Tablet ?

SE HAI RISPOSTO DI “Si” AD ALMENO DUE DI QUESTE DOMANDE ALLORA NON PERDERE ALTRO TEMPO E PASSA AD UN PROGRAMMA PERSONALIZZATO

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